Arbeitsrechtliche
Compliance

Mangelhafte Compliance führt für die Unternehmensleitung zu massiven persönlichen Risiken. Neben Nachzahlungsforderungen der Sozialversicherungsträger drohen hohe Bußgelder bei Verstößen gegen das Arbeitszeit-, Mindestlohn- oder Hinweisgeberschutzgesetz. Der Haftungsschirm einer GmbH oder AG greift bei Gesetzesverstößen nicht: Die Geschäftsführung haftet bei Verletzung ihrer Compliance-Pflichten im Innenverhältnis zur Gesellschaft (§ 43 GmbHG / § 93 AktG) sowie im Außenverhältnis gegenüber Dritten unbeschränkt mit ihrem Privatvermögen. Bei Vorsatz oder Straftaten – wie dem Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen (§ 266a StGB) – droht zudem ein persönliches Strafverfahren.

Es werden alle rechtlich relevanten HR-Prozesse gesichtet. Im Fokus stehen die Aktualität der Arbeitsverträge (insbesondere nach dem Nachweisgesetz), die Einhaltung des Bundesurlaubs- und Arbeitszeitgesetzes, die ordnungsgemäße Einbindung des Betriebsrats sowie die Dokumentation von Mindestlohn- und Zeiterfassungsvorgaben.

Die lückenlose Dokumentation ist zwingend erforderlich. Die Rechtsprechung verlangt ein verlässliches, zugängliches und objektives System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit. Das Fehlen einer ordnungsgemäßen Erfassung stellt nicht nur ein erhebliches Bußgeldrisiko dar, sondern schwächt das Unternehmen auch in Prozessen um angebliche Überstundenvergütungen.

Arbeitsrechtliche Compliance schützt vor Whistleblower-Risiken, indem sie vertrauenswürdige interne Meldesysteme etabliert, die Vorfälle im Unternehmen halten.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen ab 50 Beschäftigten zur Einrichtung sicherer, vertraulicher Meldewege. Eine gelebte Compliance-Struktur stellt sicher, dass Missstände intern aufgearbeitet und behoben werden, bevor Informanten externe staatliche Meldestellen nutzen oder den Weg an die Öffentlichkeit suchen.

Zudem minimiert ein professionelles Fallmanagement das Risiko schwerer Verstöße gegen das gesetzliche Repressalienverbot (§ 36 HinSchG): Werden Hinweisgeber im Nachgang durch Kündigung oder Schikane gemaßregelt, drohen dem Unternehmen neben Schadensersatzforderungen auch Bußgelder von bis zu 50.000 Euro wegen Gesetzesverstößen.

Bei der Einführung von Compliance-Systemen muss der Betriebsrat zwingend eingebunden werden, da solche Maßnahmen im Regelfall die gesetzlichen Mitbestimmungsrechte berühren.

Ohne eine vorherige Einigung mit dem Betriebsrat eingeführte Richtlinien sind rechtlich unwirksam. Die Mitbestimmung des Gremiums stützt sich bei Compliance-Systemen vor allem auf drei Kernbereiche nach § 87 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG):

Fragen der Ordnung des Betriebs (Nr. 1): Verhaltensrichtlinien (Codes of Conduct), Regelungen zur Korruptionsprävention oder Vorgaben zur Annahme von Geschenken regeln das kollektive Verhalten im Betrieb und erfordern die Zustimmung des Betriebsrats. Reine Hinweise auf gesetzliche Pflichten (z. B. das Verbot von Straftaten) sind dagegen mitbestimmungsfrei.

Technische Überwachungseinrichtungen (Nr. 6): Werden im Zuge der Compliance digitale Meldesysteme (Whistleblower-Tools nach dem HinSchG), Software zur Überwachung des Daten- und Mailverkehrs oder Videoüberwachungen eingeführt, hat der Betriebsrat ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht, da diese Systeme zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung geeignet sind.

Gesundheits- und Arbeitsschutz (Nr. 7): Compliance-Richtlinien, die den Schutz der Mitarbeiter vor Diskriminierung, Mobbing oder Belästigung im Betrieb regeln, berühren den gesetzlichen Arbeitsschutz und unterliegen ebenfalls der Mitbestimmung.

In der Praxis wird die rechtskonforme Ausgestaltung und Einführung von Compliance-Systemen über den partnerschaftlichen Abschluss einer Betriebsvereinbarung geregelt. Kann hierbei keine Einigung erzielt werden, entscheidet im Konfliktfall die Einigungsstelle.